ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN
Vega Motions
Karen May Arnaiz
Deelwisch 13a
22529 Hamburg
Deutschland
E-Mail: info@vega-motions.com
Nachfolgend „Vega Motions“ genannt.
Stand: Juli 2026
§ 1 Geltungsbereich
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Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge zwischen Vega Motions und dem Auftraggeber über fotografische Leistungen, insbesondere Eventreportagen, Firmenveranstaltungen, Konferenzen, Messen, Feiern, Hochzeiten, Porträtaufnahmen, Gruppenaufnahmen sowie die anschließende Bildauswahl und Bildbearbeitung.
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Auftraggeber können Verbraucher oder Unternehmer sein.
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Verbraucher ist jede natürliche Person, die den Vertrag überwiegend zu privaten Zwecken abschließt. Unternehmer ist jede natürliche oder juristische Person oder rechtsfähige Personengesellschaft, die bei Abschluss des Vertrags in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit handelt.
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Abweichende Bedingungen des Auftraggebers gelten nur, wenn Vega Motions ihnen ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.
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Individuelle Vereinbarungen im Angebot, in der Auftragsbestätigung oder im schriftlichen Vertrag haben Vorrang vor diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
§ 2 Vertragsschluss
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Angebote von Vega Motions sind freibleibend, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich bezeichnet werden.
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Ein Vertrag kommt zustande, wenn der Auftraggeber das Angebot in Textform annimmt, eine Auftragsbestätigung erhält oder Vega Motions mit Zustimmung des Auftraggebers mit der Leistung beginnt.
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Eine Annahme in Textform ist insbesondere per E-Mail, über ein Buchungsformular oder durch eine elektronische Bestätigung möglich.
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Ein Veranstaltungstermin gilt erst nach verbindlichem Vertragsschluss als reserviert.
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Soweit eine Anzahlung vereinbart wurde, kann Vega Motions die endgültige Reservierung des Termins vom rechtzeitigen Eingang der Anzahlung abhängig machen.
§ 3 Umfang der fotografischen Leistungen
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Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot oder der Auftragsbestätigung. Dazu können insbesondere gehören:
a. die fotografische Begleitung während des vereinbarten Zeitraums,
b. die Sichtung und Auswahl der Aufnahmen,
c. die professionelle Grundbearbeitung der ausgewählten Bilder,
d. eine weitergehende Retusche ausdrücklich vereinbarter Bilder,
e. die Bereitstellung über eine digitale Online-Galerie,
f. die Einräumung vereinbarter Nutzungsrechte. -
Eine bestimmte Mindestanzahl an Bildern wird nur geschuldet, wenn diese ausdrücklich im Angebot zugesagt wurde. Die tatsächliche Bildanzahl hängt insbesondere vom Ablauf, der Dauer, den Lichtverhältnissen, der Anzahl der Programmpunkte und den Gegebenheiten vor Ort ab.
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Vega Motions entscheidet nach fachlichen und gestalterischen Gesichtspunkten, welche Aufnahmen ausgewählt, bearbeitet und ausgeliefert werden.
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Unbearbeitete Aufnahmen, Testaufnahmen, doppelte Aufnahmen, aussortierte Bilder sowie RAW-Dateien sind nicht Bestandteil der geschuldeten Leistung und werden grundsätzlich nicht herausgegeben.
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Eine umfangreiche Beautyretusche, das Entfernen oder Hinzufügen von Personen oder Gegenständen, Composings, aufwendige Hautretuschen, Körperveränderungen, Hintergrundmontagen oder sonstige Spezialbearbeitungen sind nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurden.
§ 4 Künstlerische Gestaltung
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Der Auftraggeber hat sich vor Vertragsschluss anhand des Portfolios von Vega Motions über den fotografischen und bildbearbeiterischen Stil informiert.
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Die Bildgestaltung, Perspektive, Lichtsetzung, Farbbearbeitung, Kontraste, Bildauswahl und der Umfang der Retusche unterliegen der gestalterischen Freiheit von Vega Motions, soweit keine konkreten abweichenden Vereinbarungen getroffen wurden.
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Subjektive Abweichungen vom persönlichen Geschmack des Auftraggebers stellen keinen Mangel dar, sofern die Leistungen dem vereinbarten Stil und Leistungsumfang entsprechen.
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Bestimmte Einzelaufnahmen, Gruppenaufstellungen oder Programmpunkte können nur garantiert werden, wenn sie vorab in Textform mitgeteilt und von Vega Motions ausdrücklich bestätigt wurden.
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Vega Motions kann nicht gewährleisten, dass jede anwesende Person oder jede Situation fotografiert wird.
§ 5 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers
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Der Auftraggeber stellt Vega Motions rechtzeitig alle Informationen zur Verfügung, die für die Durchführung des Auftrags erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere:
a. Veranstaltungsort und genaue Einsatzzeiten,
b. Ablaufplan und wichtige Programmpunkte,
c. Kontaktdaten einer verantwortlichen Ansprechperson vor Ort,
d. Zugangs-, Akkreditierungs- und Sicherheitsbestimmungen,
e. gewünschte Gruppenaufnahmen und relevante Personen,
f. besondere Einschränkungen des Veranstaltungsortes. -
Änderungen am Ablauf, Veranstaltungsort oder Zeitplan müssen Vega Motions unverzüglich mitgeteilt werden.
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Der Auftraggeber stellt sicher, dass Vega Motions die für die Durchführung des Auftrags erforderlichen Zugangs- und Arbeitsmöglichkeiten erhält. Notwendige Akkreditierungen, Fotoerlaubnisse des Veranstaltungsortes und sonstige Genehmigungen sind vom Auftraggeber rechtzeitig zu organisieren.
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Der Auftraggeber sorgt dafür, dass die anwesenden Personen angemessen über die Anfertigung von Fotoaufnahmen informiert werden, soweit dies nach Art der Veranstaltung und den gesetzlichen Vorgaben erforderlich ist.
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Jede Vertragspartei ist für die Rechtmäßigkeit der von ihr selbst vorgenommenen Verarbeitung und Veröffentlichung personenbezogener Daten und Bildnisse verantwortlich.
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Soweit der Auftraggeber Bilder veröffentlichen, für Werbung verwenden oder an Dritte weitergeben möchte, ist er dafür verantwortlich, dass die hierfür erforderlichen Rechte der abgebildeten Personen und sonstiger Rechteinhaber vorliegen.
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Der Auftraggeber informiert Vega Motions vor Beginn der Veranstaltung über Personen, Bereiche oder Programmpunkte, die nicht fotografiert werden dürfen.
§ 6 Einsatzzeit, Verzögerungen und Verlängerungen
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Die gebuchte Einsatzzeit beginnt zum vertraglich vereinbarten Zeitpunkt. Verzögerungen im Veranstaltungsablauf, die Vega Motions nicht zu vertreten hat, verlängern den vereinbarten Leistungszeitraum nicht automatisch.
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Eine Verlängerung des Einsatzes ist nur möglich, wenn Vega Motions zeitlich verfügbar ist.
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Zusätzliche Einsatzzeiten werden nach dem im Angebot genannten Stundensatz und Abrechnungstakt berechnet. Soweit kein anderer Abrechnungstakt vereinbart wurde, erfolgt die Abrechnung je angefangene halbe Stunde.
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Notwendige kurze Arbeits- und Technikpausen sind Bestandteil der Einsatzzeit.
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Bei Einsätzen von mehr als sechs Stunden stellt der Auftraggeber eine angemessene Verpflegung und alkoholfreie Getränke zur Verfügung oder erstattet nach vorheriger Vereinbarung die hierfür entstehenden angemessenen Kosten.
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Kann ein Programmpunkt aufgrund einer nicht mitgeteilten Änderung des Ablaufs nicht fotografiert werden, begründet dies keine Ansprüche gegen Vega Motions.
§ 7 Vergütung und Nebenkosten
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Die Vergütung ergibt sich aus dem individuellen Angebot oder der Auftragsbestätigung.
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Im Angebot oder in der Rechnung wird ausgewiesen, ob Umsatzsteuer berechnet wird oder aufgrund einer steuerrechtlichen Regelung nicht ausgewiesen wird.
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Zusätzlich vereinbarte Leistungen, zusätzliche Einsatzzeiten und nachträgliche Bearbeitungswünsche werden gesondert berechnet.
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Fahrtkosten, Parkgebühren, Eintrittsgebühren, Übernachtungskosten, Reisekosten und sonstige notwendige Auslagen werden zusätzlich berechnet, soweit sie nicht ausdrücklich im Angebot enthalten sind.
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Eine Anzahlung wird nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurde. Geleistete Anzahlungen werden auf die Gesamtvergütung angerechnet.
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Rechnungen sind innerhalb von sieben Kalendertagen nach Zugang ohne Abzug zahlbar, sofern auf der Rechnung keine andere Zahlungsfrist angegeben ist.
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Die endgültigen Nutzungsrechte werden erst nach vollständiger Bezahlung der geschuldeten Vergütung eingeräumt.
§ 8 Absage und Kündigung durch den Auftraggeber
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Gesetzliche Widerrufsrechte von Verbrauchern bleiben unberührt.
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Außerhalb eines bestehenden gesetzlichen Widerrufsrechts kann der Auftraggeber den Vertrag vor Abschluss der vereinbarten Leistungen kündigen.
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Im Fall einer Kündigung ist Vega Motions berechtigt, die vereinbarte Vergütung zu verlangen. Vega Motions muss sich jedoch die Aufwendungen anrechnen lassen, die infolge der Kündigung erspart werden, sowie dasjenige, was durch eine anderweitige Belegung des Termins erworben wird oder schuldhaft nicht erworben wurde.
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Bereits erbrachte Leistungen und nachweislich angefallene Auslagen sind in jedem Fall zu vergüten.
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Vega Motions wird dem Auftraggeber die Berechnung der nach einer Kündigung noch geschuldeten Vergütung nachvollziehbar darlegen.
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Der Auftraggeber kann nachweisen, dass Vega Motions keine oder wesentlich geringere wirtschaftliche Nachteile entstanden sind.
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Eine Kündigung oder Absage sollte aus Beweisgründen in Textform erfolgen.
§ 9 Verschiebung einer Veranstaltung
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Eine Verschiebung gilt grundsätzlich als Absage des bisherigen Termins und als Anfrage für einen neuen Termin.
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Ist Vega Motions am neuen Termin verfügbar, können die Parteien vereinbaren, dass bereits geleistete Zahlungen auf den Ersatztermin angerechnet werden.
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Ein Anspruch auf Verfügbarkeit am Ersatztermin besteht nicht.
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Bereits entstandene Aufwendungen, gebuchte Reisen, Unterkünfte oder Fremdleistungen sind vom Auftraggeber zu erstatten, soweit diese nicht kostenlos storniert werden können.
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Wird eine Veranstaltung mehrfach verschoben oder liegt der neue Termin mehr als zwölf Monate nach dem ursprünglich vereinbarten Termin, ist Vega Motions berechtigt, die Vergütung an die zu diesem Zeitpunkt geltenden Preise anzupassen. Der Auftraggeber wird vor der verbindlichen Umbuchung über eine Preisänderung informiert.
§ 10 Ausfall von Vega Motions
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Kann Vega Motions den Auftrag aufgrund von Krankheit, Unfall, höherer Gewalt, behördlichen Maßnahmen, erheblichen Verkehrsstörungen, Ausfall notwendiger Technik trotz angemessener Vorsorge oder anderer nicht zu vertretender Umstände nicht oder nicht vollständig durchführen, wird der Auftraggeber unverzüglich informiert.
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Vega Motions ist berechtigt, nach vorheriger Abstimmung eine fachlich geeignete Ersatzfotografin oder einen fachlich geeigneten Ersatzfotografen einzusetzen.
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Ist ein zumutbarer Ersatz nicht verfügbar, werden bereits erhaltene Zahlungen für nicht erbrachte Leistungen zurückerstattet.
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Weitergehende Ansprüche bestehen nur nach Maßgabe der Haftungsregelungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
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Ist eine bestimmte Fotografin oder ein bestimmter Fotograf persönlich gewünscht, muss dies ausdrücklich als persönliche Leistungspflicht vereinbart werden.
§ 11 Sicherheit und Verhalten am Veranstaltungsort
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Der Auftraggeber sorgt für sichere und zumutbare Arbeitsbedingungen.
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Vega Motions ist berechtigt, die Arbeit vorübergehend zu unterbrechen oder endgültig zu beenden, wenn eine konkrete Gefahr für Personen oder Ausrüstung besteht, behördliche oder organisatorische Vorgaben entgegenstehen oder Mitarbeitende von Vega Motions erheblich beleidigt, bedroht, belästigt oder angegriffen werden.
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Soweit der Auftraggeber die Unterbrechung oder Beendigung zu vertreten hat, bleibt der Vergütungsanspruch unter Anrechnung ersparter Aufwendungen bestehen.
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Fotografische Leistungen bei starkem Regen, Sturm, extremer Hitze, Glätte oder anderen gefährlichen Bedingungen können aus Sicherheitsgründen angepasst, unterbrochen oder an einen geeigneten Ort verlegt werden.
§ 12 Bildauswahl, Bearbeitung und Lieferung
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Die Lieferung erfolgt innerhalb der im Angebot genannten Frist. Wurde keine Lieferfrist vereinbart, erfolgt die Lieferung grundsätzlich innerhalb von vier Wochen nach der Veranstaltung.
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Die Lieferfrist beginnt erst, wenn Vega Motions alle für die Bearbeitung notwendigen Informationen, Bildauswahlen, Logos, Namenslisten oder sonstigen Unterlagen erhalten hat.
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Bei besonders umfangreichen Veranstaltungen, außergewöhnlich hoher Bildmenge, Krankheit oder saisonaler Auslastung kann sich die Lieferzeit angemessen verlängern. Vega Motions informiert den Auftraggeber über erhebliche Verzögerungen.
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Eine vorzeitige Vorschau oder Expresslieferung wird nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurde.
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Die Bilder werden grundsätzlich digital über eine Online-Galerie, einen Downloadlink oder einen vergleichbaren Übertragungsweg bereitgestellt.
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Der Auftraggeber ist verpflichtet, die bereitgestellten Dateien innerhalb der angegebenen Frist herunterzuladen und unverzüglich eigene Sicherungskopien anzufertigen.
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Zugangsdaten zu nicht öffentlichen Galerien dürfen nur an berechtigte Personen weitergegeben werden.
§ 13 Urheberrecht und Nutzungsrechte
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Die Urheber- und Leistungsschutzrechte an den Fotografien verbleiben bei der jeweiligen Fotografin oder dem jeweiligen Fotografen.
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Der Auftraggeber erhält nach vollständiger Bezahlung ein einfaches, nicht ausschließliches Nutzungsrecht im vertraglich vereinbarten Umfang.
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Der konkrete Nutzungsumfang ergibt sich vorrangig aus dem Angebot oder der Auftragsbestätigung.
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Bei privaten Auftraggebern umfasst das Nutzungsrecht, soweit nichts anderes vereinbart wurde, die private, nicht kommerzielle Nutzung sowie die Veröffentlichung auf privaten Social-Media-Profilen.
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Bei geschäftlichen Auftraggebern umfasst das Nutzungsrecht, soweit nichts anderes vereinbart wurde, die Nutzung für die eigene Unternehmenskommunikation, insbesondere auf der eigenen Website, in eigenen Social-Media-Kanälen, in Pressemitteilungen, Präsentationen, Geschäftsberichten und internen Publikationen.
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Nicht umfasst sind ohne ausdrückliche Vereinbarung insbesondere:
a. der Verkauf oder die entgeltliche Weiterlizenzierung der Bilder,
b. die Nutzung durch rechtlich selbstständige Dritte zu eigenen Werbezwecken,
c. die Verwendung in Bilddatenbanken oder Stockarchiven,
d. die Nutzung für Merchandisingprodukte,
e. die Nutzung zur Entwicklung oder zum Training generativer künstlicher Intelligenz, Gesichtserkennungssysteme oder vergleichbarer Modelle,
f. die Nutzung für politische, diskriminierende, pornografische oder rechtswidrige Inhalte. -
Die Weitergabe an Druckereien, Agenturen, Redaktionen oder technische Dienstleister ist zulässig, soweit diese ausschließlich im Auftrag des Auftraggebers handeln und die Nutzung vom vereinbarten Nutzungsumfang umfasst ist.
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Eine Übertragung von Nutzungsrechten an andere Unternehmen oder Veranstalter bedarf der vorherigen Zustimmung von Vega Motions, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart wurde.
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Soweit branchenüblich und technisch möglich, ist bei Veröffentlichungen folgende Urheberbezeichnung zu verwenden:
© Vega Motions
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Veränderungen, die über technisch notwendige Größenanpassungen oder geringfügige Zuschnitte hinausgehen, bedürfen der Zustimmung von Vega Motions. Insbesondere dürfen Bildlooks nicht durch Filter, nachträgliche Farbveränderungen oder KI-Bearbeitungen wesentlich verändert werden.
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Wasserzeichen, Logos, Copyrightvermerke und eingebettete Urheberinformationen dürfen nicht entfernt werden, sofern die jeweilige Datei mit einer solchen Kennzeichnung geliefert wurde.
§ 14 Eigenwerbung durch Vega Motions
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Die Beauftragung allein berechtigt Vega Motions nicht automatisch dazu, identifizierbare Personen zu Werbezwecken zu veröffentlichen.
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Eine Verwendung der Bilder durch Vega Motions für Website, Portfolio, Wettbewerbe, Ausstellungen, Social Media, Fachpublikationen oder sonstige Eigenwerbung erfolgt nur, wenn eine entsprechende Vereinbarung, Einwilligung oder andere rechtliche Grundlage vorliegt.
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Eine erteilte Einwilligung und deren Widerruf richten sich nach der jeweiligen Einwilligungserklärung und den gesetzlichen Bestimmungen.
§ 15 Rechte Dritter und Veröffentlichungen
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Die Einräumung urheberrechtlicher Nutzungsrechte an den Fotografien bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche abgebildeten Personen, Marken, Kunstwerke, Gebäude, Locations oder sonstigen geschützten Inhalte für jeden denkbaren Verwendungszweck genutzt werden dürfen.
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Der Auftraggeber prüft vor einer eigenen Veröffentlichung, ob für den konkreten Verwendungszweck zusätzliche Einwilligungen, Genehmigungen oder Rechte erforderlich sind.
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Vega Motions haftet nicht für eine vom Auftraggeber vorgenommene Nutzung, die über den vereinbarten Nutzungsumfang hinausgeht oder Rechte Dritter verletzt, sofern Vega Motions die Rechtsverletzung nicht selbst zu vertreten hat.
§ 16 Beanstandungen und Mängel
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Der Auftraggeber soll die gelieferten Dateien zeitnah auf Vollständigkeit und technische Fehler überprüfen.
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Offensichtliche technische Beanstandungen sollen Vega Motions möglichst innerhalb von 14 Tagen nach Lieferung mitgeteilt werden. Gesetzliche Rechte und Fristen werden hierdurch nicht eingeschränkt.
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Bei berechtigten Mängeln ist Vega Motions zunächst Gelegenheit zur Nacherfüllung zu geben.
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Eine Nacherfüllung kann insbesondere durch erneute Bearbeitung oder erneute Bereitstellung der betroffenen Dateien erfolgen.
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Abweichungen, die auf den vereinbarten fotografischen Stil, die künstlerische Bildauswahl oder unvermeidbare Bedingungen am Veranstaltungsort zurückzuführen sind, stellen keinen Mangel dar.
§ 17 Datensicherung und Aufbewahrung
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Der Auftraggeber ist nach der Lieferung für die dauerhafte Sicherung der Bilddateien verantwortlich.
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Vega Motions bewahrt die ausgelieferten Bilddateien grundsätzlich für mindestens sechs Monate nach der Lieferung auf, sofern keine andere Vereinbarung getroffen wurde.
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Nach Ablauf dieses Zeitraums besteht keine Verpflichtung zur weiteren Aufbewahrung der Bilddateien, unbearbeiteten Aufnahmen oder Projektdateien.
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Eine spätere erneute Bereitstellung kann nicht garantiert werden und kann, sofern die Dateien noch vorhanden sind, gesondert berechnet werden.
§ 18 Haftung
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Vega Motions haftet uneingeschränkt für Schäden, die vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurden.
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Vega Motions haftet ebenfalls uneingeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer schuldhaften Pflichtverletzung beruhen.
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Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet Vega Motions nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht. In diesem Fall ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren und vertragstypischen Schaden begrenzt.
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Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Auftraggeber regelmäßig vertrauen darf.
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Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen von Vega Motions.
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Vega Motions haftet nicht für Beeinträchtigungen der fotografischen Leistung, die insbesondere durch folgende Umstände entstehen:
a. verspäteten Zutritt oder verweigerten Zugang,
b. kurzfristige Änderungen des Veranstaltungsablaufs,
c. Einschränkungen durch Veranstalter, Sicherheitsdienste oder Locationbetreiber,
d. unzureichende oder stark wechselnde Lichtverhältnisse,
e. das Verhalten von Gästen oder anderen Dienstleistern,
f. Sichtbehinderungen durch Personen, Dekoration oder Technik,
g. ein Fotografierverbot während einzelner Programmpunkte,
sofern Vega Motions diese Umstände nicht zu vertreten hat.
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Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz und sonstige gesetzlich zwingende Ansprüche bleiben unberührt.
§ 19 Datenschutz
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Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung des Vertrags, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder auf Grundlage einer Einwilligung erforderlich ist.
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Weitere Informationen ergeben sich aus der jeweils aktuellen Datenschutzerklärung von Vega Motions.
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Der Auftraggeber darf personenbezogene Zugangsdaten zu Online-Galerien nicht öffentlich verbreiten, sofern die Galerie nicht ausdrücklich für eine öffentliche Nutzung vorgesehen ist.
§ 20 Verbraucherschlichtung
Vega Motions ist weder bereit noch verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen, soweit keine gesetzliche Verpflichtung besteht.
§ 21 Schlussbestimmungen
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Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Bei Verbrauchern gilt diese Rechtswahl nur, soweit dadurch nicht der Schutz zwingender Bestimmungen des Staates entzogen wird, in dem der Verbraucher seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat.
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Ist der Auftraggeber Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Hamburg Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus dem Vertragsverhältnis.
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Für Verbraucher gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.
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Sollten einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften.